Od papierowych akt osobowych do cyfrowej eTeczki HR

Przekazujesz nam papierowe dokumenty — odbierasz gotowe, bezpieczne i w pełni zgodne z prawem dokumenty cyfrowe. Bez zobowiązań. Pierwsza rozmowa trwa 15–60 minut i kończy się konkretną rekomendacją dla Twojej firmy. Wspólnie odpowiemy na pytanie czym jest e teczka.

Przejęliśmy odpowiedzialność za ponad 100 000 akt pracowniczych.
Możemy przejąć Twoje dokumenty związane z teczką kadrową.

100 000+

teczek osobowych

5 000 000

zdigitalizowanych dokumentów

30+

integracji z systemami HR

5

centrów operacyjnych

Te firmy nam zaufały

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w papierze kosztuje więcej, niż myślisz

Nie chodzi tylko o zajętą powierzchnię biurową. Stawką jest zgodność z prawem, bezpieczeństwo danych i czas Twojego zespołu w codziennej pracy.

Czas

Ryzyko

BHP

Tygodnie zamiast minut

Gdy pracownik składa wniosek o zaświadczenie, Twój dział HR przeszukuje archiwa, drukuje, podpisuje i wysyła. Każdy wniosek to godziny pracy — a przy setkach pracowników te godziny zamieniają się w tygodnie rocznie.

Kontrola PIP bez strachu? Tylko z kompletną dokumentacją

Niekompletna teczka osobowa to kara administracyjna. Zagubiony aneks, brakująca klauzula RODO, nieaktualne badania — w papierowym archiwum błąd ludzki to kwestia czasu. Informacje o brakujących dokumentach to podstawa uniknięcia kar.

Pracownik bez ważnych badań = naruszenie art. 229 K.p.

Ręczne monitorowanie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP dla setek pracowników jest praktycznie niemożliwe. Jedno przeoczenie naraża zarząd na odpowiedzialność karną i blokuje dopuszczenie pracownika do pracy.

Ukryte koszty HR rosną z każdym nowym pracownikiem. Druk, kuriery, archiwizacja, nadgodziny przy kontrolach — to koszty, których nie widać w jednej pozycji budżetu, ale sumują się do poważnych kwot rocznie.

Dane osobowe w papierowych teczkach to ryzyko RODO. Fizyczne akta mogą trafić w niepowołane ręce. Wyciek danych zdrowotnych czy finansowych to nie tylko kara — to utrata zaufania pracowników i reputacji pracodawcy.

Przy wielu pracownikach i rozproszonych lokalizacjach hybrydowy obieg dokumentów staje się pułapką operacyjną. Papier + e-mail + Excel — dział HR nie nadąża za wzrostem firmy i traci kontrolę nad procesem.

eTeczka – Elektroniczna wersja Dokumentacji Pracowniczej Bez Papieru

Czym jest eTeczka?

eTeczka to elektroniczna teczka pracownika, która pozwala bezpiecznie przechowywać i zarządzać dokumentacją kadrową w formie cyfrowej. Dzięki automatyzacji procesów HR, szybkiemu dostępowi do dokumentów oraz zgodności z obowiązującymi przepisami, organizacje mogą ograniczyć koszty, zwiększyć efektywność pracy i zrezygnować z papierowych archiwów.

Teczki pracowników vs akta osobowe

Akta osobowe to obowiązkowa część dokumentacji wymagana przepisami prawa pracy. Teczka pracownika to pojęcie szersze – oprócz akt osobowych zawiera również pozostałą dokumentację HR: ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, dokumenty szkoleniowe czy dokumentację BHP.

eTeczka ArchiDoc

eTeczka ArchiDoc pozwala zarządzać pełną dokumentacją pracownika w jednym miejscu – od akt osobowych, przez dokumenty kadrowe, aż po procesy HR realizowane w organizacji. Dzięki temu wszystkie informacje są dostępne cyfrowo, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zgodność z prawem

Nigdy więcej strachu przed kontrolą

System waliduje kompletność każdej teczki — dopóki nie zostaną dodane wszystkie wymagane dokumenty, teczka nie może zostać zamknięta. Zasilanie systemów HR danymi umożliwiającymi generowanie alertów o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP eliminują ryzyko naruszeń Kodeksu pracy.

Zgodność z prawem

Efektywność operacyjna

Z kilku dni do kilku minut

Moduł samoobsługowy (Employee Self-Service) pozwala pracownikowi złożyć wniosek o zaświadczenie online. Dzięki elektronicznej wersji dokumentacji oszczędzasz czas na szukaniu w papierowej dokumentacji pracownika, szybciej wystawiasz zaświadczenia z podpisem elektronicznym.

Efektywność operacyjna

Wdrożenie bez ryzyka

Pilotaż zanim podpiszesz umowę

Nie musisz wierzyć nam na słowo. Przeprowadzamy pilotaż na rzeczywistych aktach wskazanych przez Ciebie. Dostarczamy gotowy wynik — czytelne skany + dane w systemie — zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę.

Wdrożenie bez ryzyka

Wybierz wariant eTeczki dopasowany do Twojej organizacji

To nie jest rozwiązanie chmurowe. To kompleksowa usługa transformacji cyfrowej HR — od pierwszego pudła dokumentacji papierowej pracowników do w pełni zarządzanego, zgodnego z prawem i bezpiecznego systemu dokumentacji elektronicznej.

Poznaj dostępne warianty dla eTeczki:

Wariant 1

Dla działu HR

Pełna digitalizacja i archiwizacja — Twój HR nie musi nic robić.

  1. 1 Przygotowanie dokumentacji do skanowania
  2. 2 Skanowanie i digitalizacja dokumentów
  3. 3 Weryfikacja poprawności pozyskanych danych
  4. 4 Archiwizacja dokumentów
  5. 5 Obsługa dokumentów bieżących

Wariant 2

Dla HR i pracowników

Pełna usługa + samoobsługa pracowników i podpis elektroniczny.

  1. 1 Przygotowanie dokumentacji do skanowania
  2. 2 Skanowanie i digitalizacja dokumentów
  3. 3 Eksport dokumentacji do systemu Klienta
  4. 4 Weryfikacja poprawności danych
  5. 5 Podpis elektroniczny
  6. 6 Przekazanie papierowych teczek pracownikom

Jak to wygląda

Twoja ścieżka od papieru do cyfrowych akt

Przejmujemy 100% odpowiedzialności za digitalizację. Ty angażujesz się tylko w dwóch momentach — na starcie i przy odbiorze.

Cały proces trwa od 2 do 4 miesięcy i odbywa się równolegle do bieżącej pracy Twojego HR — bez przestojów.

01

Ty

Umawiasz się na odbiór

Wskazujesz lokalizację i termin. My przyjeżdżamy, pakujemy dokumenty w plombowane pudła i zabieramy je do naszego centrum operacyjnego. Ty nie musisz nic przygotowywać.

02

ArchiDoc

My digitalizujemy

Porządkujemy, skanujemy i indeksujemy każdy dokument w kontrolowanym środowisku. Weryfikujemy kompletność i jakość — dopóki wszystko się nie zgadza, teczka nie zostaje zamknięta.

03

ArchiDoc

Dane trafiają do Twojego systemu

Integrujemy dokumentację z Twoim systemem HR (SAP, TETA lub inny) przez API lub SFTP. Dokumenty są podpisane elektronicznie i gotowe do użycia od pierwszego dnia.

04

Ty

Weryfikujesz efekt

Sprawdzasz gotową dokumentację w swoim systemie. Porównujesz z oryginałami. Zgłaszasz uwagi — my je obsługujemy. Dopiero po Twojej akceptacji uznajemy etap za zamknięty.

05

Ty + zespół

Korzystasz z cyfrowych akt

Twoja dokumentacja jest dostępna online — bezpiecznie, szybko i zgodnie z uprawnieniami. Pracownicy składają wnioski przez ESS, HR generuje zaświadczenia w minuty, a system pilnuje terminów BHP i badań.

Dla każdego działu

Decyzja o eTeczce dotyczy wielu obszarów biznesowych firmy

W organizacjach decyzja o eTeczce angażuje wiele działów. Poznaj odpowiedzi dla każdego z nich.

Dyrektor HR

Mój zespół tonie w papierach

“Mój zespół tonie w papierach. Nie mam czasu ani ludzi na digitalizację.”

  • —Twój team nie musi się angażować w projekt — my przejmujemy cały proces
  • —Wnioski pracownicze obsługują się same (ESS) — HR odzyskuje czas na strategię
  • —Automatyczne alerty o terminach BHP i badań — zero przeoczonych kontroli
  • —Jedno miejsce dla całej dokumentacji — koniec z szukaniem w teczkach
Dyrektor HR

Certyfikaty i procedury zapewniające bezpieczeństwo informacji

Procedury zapewniające bezpieczeństwo informacji na każdym etapie — od transportu kurierskiego po indeksowanie i przechowywanie.

Standard

Zgodność

Technologia

01

ISO 27001

Certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji

02

RODO / GDPR

Pełna zgodność z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Dane wyłącznie w EOG.

03

Szyfrowanie end-to-end

Szyfrowanie danych na każdym etapie — transport, skanowanie, indeksowanie, przechowywanie

Monitoring 24/7

Całodobowy nadzór nad centrami operacyjnymi. Systemy alarmowe, kamery, kontrola dostępu.

Podwójna autoryzacja

Dostęp do dokumentów wymaga dwuetapowej weryfikacji tożsamości

Pełna audytowalność

Każda operacja na dokumencie jest logowana — wiesz kto, kiedy i po co dotknął danej teczki

Jak pomagamy firmom przejść na cyfrowe akta

Poznaj historie firm, które zrezygnowały z papierowej dokumentacji pracowniczej i zyskały czas, bezpieczeństwo i spokój przed kontrolami.

Case Study #1

[Nazwa klienta / branża]

[Krótki opis — ilość teczek, czas wdrożenia, kluczowy rezultat]

Case Study #2

[Nazwa klienta / branża]

[Krótki opis — ilość teczek, czas wdrożenia, kluczowy rezultat]

Case Study #3

[Nazwa klienta / branża]

[Krótki opis — ilość teczek, czas wdrożenia, kluczowy rezultat]

Gotowy na cyfrowe akta?

Bez zobowiązań. Pierwsza rozmowa trwa 15–60 minut i kończy się konkretną rekomendacją dla Twojej firmy.

Ile kosztuje Cię papierowy HR?

Przesuń suwaki, żeby zobaczyć szacunkową oszczędność po wdrożeniu eTeczki. Dokładną kalkulację przygotujemy po bezpłatnej konsultacji.

Liczba teczek osobowych1 000
Średnia ilość dokumentów w teczce50
Wniosków pracowniczych / miesiąc120

FAQ

Umów bezpłatną konsultację

Wyślij wiadomość

Bez zobowiązań. Pierwsza rozmowa trwa 15–60 minut i kończy się konkretną rekomendacją dla Twojej firmy.